HRD mulai memanfaatkan penggunaan teknologi dalam melakukan proses pencarian calon karyawan. Misalnya, saat proses pengiriman lamaran kerja, kini HRD lebih memilih agar pelamar kerja mengirimkannya melalui email. Oleh karena itu, sebaiknya pelamar kerja mulai mencari tahu tata cara mengirim lamaran kerja via email.
Pasalnya, tata cara pengiriman lamaran kerja juga termasuk dalam penilaian HRD dalam menjaring calon karyawan. Lamaran kerja yang dikirim via email juga perlu dibuat dengan baik agar menarik hati HRD dan lolos ke tahap rekrutmen selanjutnya. Berikut ini adalah beberapa tata cara mengirim lamaran kerja via email agar dilirik HRD:
1. Perhatikan Besaran File Lamaran
Ketika mengirimkan lamaran kerja melalui email, pastikan besaran file sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Hal tersebut perlu dipatuhi karena berhubungan dengan kemudahan HRD dalam menerima dan mengunduh file lamaran kerja.
Jika file lamaran kerja besarannya tidak sesuai tentu akan menyita waktu HRD dalam mengunduhnya. Selain itu, banyak email perusahaan yang menganggap jika ukuran file yang dikirim besar, akan dibaca sebagai spam sehingga tidak terbaca oleh HRD.
2. Penamaan File Harus Jelas
Salah satu hal yang kurang diperhatikan pelamar kerja ketika mengirimkan lamaran kerja via email yaitu penamaan file. Berilah penamaan file yang jelas, misalnya tulis nama pelamar dan isi dari file yang dikirim tersebut. Penamaan yang jelas pada file yang dikirim akan memudahkan HRD dalam mengetahui file yang diterima.
3. Lampirkan dalam Format PDF
Dalam pengiriman file lamaran kerja, sebaiknya lampirkan dalam format PDF. Format PDF dianggap paling ideal karena dapat diakses pada semua perangkat dan tidak mengubah format CV yang telah dibuat. Kemudian, hindari juga mengirimkan file lamaran kerja dalam format ZIP/RAR.
Hal tersebut bisa menghambat pekerjaan HRD karena mereka harus meng-extract file yang diunduh pada format ZIP/RAR. Dengan begitu, mengirim file lamaran kerja dengan format ZIP/RAR tidak efisien dan membuang waktu HRD. Kemudian, kemungkinan besar HRD akan melewatkan lamaran kerja yang dikirim dengan format ZIP/RAR.
4. Pastikan Subjek Email Sesuai Ketentuan
Saat mengirimkan file lamaran kerja, pastikan subjek email diisi sesuai dengan ketentuan. Hal ini karena biasanya HRD telah menetapkan subjek email yang perlu ditulis oleh pelamar kerja.
Tujuannya tentu saja untuk memudahkan pekerjaan HRD dalam menyortir ribuan email lamaran kerja yang diterima. Apabila tidak ada ketentuan subjek email, tuliskan dengan nama dan posisi pekerjaan yang ingin dilamar.
5. Isi Body Email
Tata cara mengirim lamaran kerja via email berikutnya yaitu menuliskan isi body email. Hal ini sering dilewatkan pelamar kerja padahal isi pada body email sangat penting ketika mengirim lamaran kerja via email. Oleh karena itu, pada body email, isi dengan perkenalan diri, maksud dan tujuan pengiriman email tersebut, dan lampiran yang disertakan.
6. Gunakan Email yang Profesional
Salah satu penilaian HRD yang sering dilupakan pelamar kerja adalah akun email yang dimiliki. Pihak HRD bisa menilai seberapa profesional atau bagaimana kepribadian seorang pelamar kerja hanya dari akun email yang digunakan saat melamar kerja. Oleh karena itu, sebaiknya menggunakan akun email yang formal dan profesional ketika mengirimkan file lamaran kerja via email.
Kini pelamar kerja sudah tidak bingung lagi soal bagaimana tata cara mengirim lamaran kerja via email. Ikuti tahap-tahapannya yang telah dijelaskan di atas agar lolos dalam proses rekrutmen. Pastikan semuanya telah terisi dengan baik dan tidak ada kesalahan penulisan sebelum mengirimkannya pada HRD.
Writer: Berlianto